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ACHTUNG: Sie befinden sich im Adminbereich für Verbandsfunktionäre. Kein Zugriff im Mitgliederbereich.
- Um Veranstaltungen zu verwalten, gehen Sie wie folgt vor:
- Klicken Sie im linken Hauptmenü auf Veranstaltungen und wählen Sie nochmals Veranstaltungen
Bearbeiten einer Veranstaltung
Die folgenden Masken werden für folgende Funktionen benötigt:
- Anlegen von Veranstaltungen
- Kopieren von Veranstaltungen
- Bearbeiten von bestehenden Veranstaltungrn
Stammdaten
- Name = Bezeichnung der Veranstaltung, Schlagtext für Veröffentlichung
- Kategorie, Veranstaltungstyp, Veranstaltungsnummer ergeben sich automatisch aus der Auswahl und können nicht geändert werden
- angezeigte Veranstaltungsnummer = hier kann eine individuelle, abweichende Nummer hinterlegt werden, die dann auch öffentlich angezeigt wird.
- veranstaltender Verband = Auswahl der jeweiligen Organisation/Unterorganisation; die mögliche Auswahl ist abhängig von den Berechtigungen des jeweiligen Bearbeiters
- führende Veranstaltung = wird hier eine andere Veranstaltung ausgewählt, werden die minimalen und maximalen Teilnehmerangaben aus dem Reiter "Anmeldsteuerung" für beide Veranstaltungen gepoolt. Dabei werden die Angaben der führenden Veranstaltung verwendet.
- Termin steht noch nicht fest = wird hier ein Haken gesetzt, wird die Veranstaltung auch ohne Start- und Endedatum bereits im Mitgliederbereich und der Homepage angezeigt. Über diese Funktion kann eine Veranstaltung angekündigt werden, deren Termin noch nicht feststeht.
- Startdatum/Endedatum: werden angegeben in TT.MM.JJ und hh:mm; die Angabe kann über das dahinterliegende Funktionsfeld erfolgen
- veröffentlichen am = zu diesem Termin erfolgt die Anzeige im Mitgliederbereich und der Homepage. Auf diese Weise können neue Veranstaltungen erst zu einem späteren, bereits feststehenden Zeitpunkt veröffentlicht werden.
- Meldefrist = Anmeldschluss zur Veranstaltung im Formaz TT.MM.JJ
- Veranstaltungsort = Der Veranstaltungsort kann aus der Liste der Sportstätten ausgewählt werden
- Die Suche beginnt automatisch durch Eingabe der Bezeichnung
- mit Prüfung = Aus dieser Eingabe ergibt sich, ob neben der Teilnahme auch eine erfolgreiche Prüfung bestätigt werden muss von den zuständigen Verbands- oder Veranstaltungsfunktionären (je nach Berechtigungsvergabe)
- Unterrichtseinheiten = Gibt die Unterrichtseinheiten an, die für Lizenzverlängerungen, etc. angerechnet werden. Diese Angaben werden jeweils an der Lizenz gespeichert, wenn ein Lehrgang erfolgreich abgeschlossen wurde
- Im Schiedsrichterbereich wird die Angabe 1 verwendet
- Im Trainerbereich wird die tatsächliche Zahl verwendet. Diese Angabe ist wichtig, um die DOSB-Vorgaben entsprechend nachhalten zu können. Zu einem späteren Zeitpunkt ist auch die Speicherung von externen Unterrichtseinheiten möglich.
- veröffentlicht = Wird die Markierung gesetzt, wird der Lehrgang sowohl im Mitgliederbereich wie auch in den zugeordneten CMS-Komponenten angezeigt Diese Markierung kann zu jedem Zeitpunkt auch später gesetzt werden. Lehrgänge können so auch vorher bereits erfasst werden und dann später veröffentlich werden.
- die Veranstaltung fällt aus = eine geplante Veranstaltung wird wieder abgesagt. Es erfolgt keine automatisierte Benachrichtigung der Teilnehmer. Dies muss manuell über die Rundschreibenfunktion erfolgen. Auf diese Weise kann eine individuelle Begründung sowie ggf. auch eine Alternativveranstaltung genannt werden.
Beschreibung
Die Maske ist gegliedert in 3 Teile:
- Beschreibung
- Kurzfassung
- Anhänge/Bilder
Beschreibung:
Mittels einem Editor kann eine ausführliche Beschreibung der Veranstaltung erfasst werden. Diese Angaben werden im Mitgliederbereich wie in der CMS-Komponente ausgegeben. Wird zusätzlich die Kurzfassung erfasst, wird die Beschreibung erst durch die Auswahl mehr bei der Ausgabe sichtbar.
Kurzfassung:
Die Kurzfassung dient einer komprimierten Darstellung der Veranstaltung. Der Inhalt der Kurzfassung wird bei Aufruf der Beschreibung nicht zusätzlich angezeigt. Soll hier also nur der Beginn der Veranstaltungsbeschreibung angezeigt werden, so ist dieser unter Beschreibung nochmals zu erfassen.
Anhänge/Bilder:
Hier können ohne vorherige Speicherung im SAMS-Dateimanager Anhänge und Bilder in die Veranstaltungsbeschreibung aufgenommen werden. Die Bilder werden immer an der jeweiligen Cursorstelle eingefügt. Je nach Dateibeschaffenheit, kann dabei auch die Größe variiert werden.
Info
- Im Reiter "Info" können wichtige Details zur Veranstaltung (z.B. zu Inhalten oder zu Übernachtungsmöglichkeiten) über die jeweils dafür vorgesehenen Blöcken noch einmal gesondert hervorgehoben werden. Die Inhalte dieser Textblöcke werden wie die Veranstaltungsbeschreibung in den Veranstaltungsdetails auf der Homepage, im Mitgliederbereich, und im Rahmen des Anmeldeprozesses angezeigt.
- HINWEIS: Der Textblock "Inhalte" wird außerdem in der Teilnahmebescheinigung nach Abschluss der Veranstaltung mit ausgegeben.
Zusatzleistungen
- Es können optional weitere (kostenpflichtige) Leistungen zu den jeweiligen Veranstaltungen erfasst werden, die veröffentlicht und abgerechnet werden, sofern sie gefüllt werden
- Die Angabe von Umsatzsteuer sowie Preis sind optional
- Beispiel für die Nutzung: Übernachtung bei Trainerlehrgang
- gebucht = Anzahl der bereits von Teilnehmern gebuchten Zusatzleistungen
- nachtr. änderbar = hier können Sie entscheiden, ob Zusatzleistungen nachträglich durch den Teilnehmer bis zum Meldeschluss verändert werden können (z.B. stornieren oder nachbuchen
- verfügbare Anzahl = hier legen Sie die maximal verfügbare Zahl einer Zusatzleistung fest (Beispiel: 10 Übernachtungen)
- max. pro Person = hier können Sie festlegen, wie oft eine Zusatzleistung pro Teilnehmer gebucht werden kann (Bsp.: das Regelheft will der Teilnehmer auch für andere Vereinsmitglieder ordern).
- Vorbelegung Anzahl = mit diesem Feld steuern Sie die Vorbelegung von Zusatzleistungen in der Anmeldemaske. Dieser Wert ist bei der Anmeldung grundsätzlich änderbar allerdings dabei abhängig von den Feldern "max. pro Person" und "min. pro Person".
- min. Pro Person = hier definieren Sie eine Mindestabnahme einer Zusatzleistung. Dies macht beispielsweise Sinn, wenn Sie diese Zusatzleistungen nicht gemeinsam mit dem Teilnehmerbeitrag in der Buchhaltung verbuchen wollen sondern separat.
- Erlöskonto = hier können Sie je Zusatzleistung ein separates Erlöskonto für ihre Buchhaltung hinterlegen (keine Bankkonten!). Dies wird bei der CSV-Exportdatei für ihre Buchhaltung berücksichtigt.
- Mit den Pfeilen rechts können Sie bei mehreren Zusatzleistungen deren Reihenfolge nachträglich verändern. Mit dem roten X können Sie eine Zusatzleistungen wieder löschen. Dies ist nur möglich, wenn diese Zusatzleistung nicht bereits gebucht wurde.
Buchhaltung
- Sie können hier die Teilnehmergebühr der Veranstaltung inkl. Umsatzsteuersatz erfassen
- Außerdem kann hier hinterlegt werden, welche Zahlungsarten (Lastschrifteinzug, Überweisung, Barzahlung) für die jeweilige Veranstaltung genutzt werden sollen
- Hinweis: Vorraussetzung, dass in der Verbandsadministration die jeweiligen Zahlungsarten für Veranstaltungen grundsätzlich zugelassen wurden. Ist dies nicht der Fall, erhält der Anwender einen entsprechenden Systemhinweis.
Teilnahmevoraussetzungen
- Die möglichen Teilnahmevoraussetzungen sind unterschiedlich nach der Art der Veranstaltungen:
- Schiedsrichterveranstaltungen = die im System vorhandenen Lizenztypen für Schiedsrichter
- Trainerveranstaltungen = die im System vorhandenen Lizenztypen für Trainer
- Kaderveranstaltungen = die im System vorhandenen Spielerpasstypen
- allgemeine Veranstaltungen = alle Lizenztypen (Schiedsrichter, Trainer, Spielerpässe)
- Des Weiteren können Mindest- bzw. Höchstalter vorgegeben werden
- Im untersten Auswahlpunkt kann entschieden werden, ob auch abgelaufene Lizenzen noch zugelassen werden
- Hinweis: Die Frist für abgelaufene Lizenzen wird im Lizenztyp in der Lizenzverwaltung hinterlegt
- weitere benötigte Dokumente = Sie können hier verpflichtend oder optional Dokumente für den Teilnehmer hochladen lassen. Bei verschiedenen Lehrgängen sind beispielsweise Nachweise über die Teilnahme an externen Lehrgängen (z.B. Erste-Hilfe-Kurs, Führerschein, etc.) notwendig. Diese Nachweise oder auch andere Dokumente können hier hochgeladen werden. Sie können je Dokument entscheiden, ob dies optional oder verpflichtend sein soll.
- Die Teilnahmevoraussetzungen können alle optional verwendet werden
Fragebogen
Sie können hier eine oder mehrere verpflichtende oder optionale Fragen hinterlegen, die bei der Anmeldung beantwortet werden können bzw. müssen. Sie können je Frage definieren, ob diese optional oder verpflichtend ist. Zur Vereinfachung haben wir drei Vorlagen hinterlegt, die sie verwenden können und die Möglichkeit der standardisierten Antworten oder Freitexttextantworten geben. Ergänzungen sind dabei jeweils möglich.
Über den Fragebogen können Sie unterschiedlichste Dinge im Vorfeld abfragen (Erfahrungen, Nahrungsmittelintolleranzen, etc.)
Anmeldesteuerung
- Mindestteilnehmerzahl = Ist diese Zahl unterschritten, wird der grafische Balken in der Übersichtsanzeige der Veranstaltungen in roter Farbe angezeigt. Die Teilnehmerzahl ist für die Durchführung nicht ausreichend.
- Maximale Teilnehmerzahl = Ist diese Zahl nicht überschritten und die Mindestteilnehmerzahl erreicht, wird der grafische Balken in der Übersichtsanzeige der Veranstaltungen in grüner Farbe angezeigt. Die Teilnehmerzahl ist für die Durchführung ausreichend.
- Gültige Telefonnummer benötigt = Wird hier der Haken gesetzt, muss bei der angemeldeten Person eine Telefonnummer hinterlegt sein, ansonsten wird eine entsprechende Fehlermeldung bei der Anmeldung ausgegeben.
- gültige E-Mailadresse benötigt = Wird hier der Haken gesetzt, muss bei der angemeldeten Person eine E-Mailadresse hinterlegt sein, ansonsten wird eine entsprechende Fehlermeldung bei der Anmeldung ausgegeben.
- geschlossene Veranstaltung = Wird diese Auswahl getroffen, wird die Veranstaltung weder im Mitgliederbereich noch auf der Homepage bei den Veranstaltungen angezeigt. Die Einladung kann über das entsprechende Gremium oder auch Verband oder Liga, Wettbewerb bzw. Ligahierarchie über die Rundschreibenfunktion verschickt werden. Voraussetzung ist nur, dass die Veranstaltung angelegt ist. Die Anmeldung ist nur über die verschickte Einladung möglich. In der Teilnehmerübersicht ist ein spezieller Reiter mit den eingeladenen Personen vorhanden.
- Nicht öffentliche Veranstaltung = Bei dieser Auswahl wird die Veranstaltung zwar im Mitgliederbereich nicht jedoch auf der Homepage angezeigt.
- Anmeldung nach Meldeschluss möglich = Sofern freie Plätze vorhanden sind, können sich auch nach dem Meldeschluss noch Personen anmelden.
- Manuelle Teilnahmebestätigung nach Meldeschluss = Bei der automatischen Nachricht nach der Anmeldung eines Teilnehmers wird nur bestätigt, dass die Anmeldung durchgeführt wurde. Die Übermittlung des Teilnehmerstatus „Teilnehmer“ erfolgt erst nach einer manuellen Änderung des Teilnehmerstatus im Adminbereich in der Teilnehmerliste.
- Abmeldung nach Meldeschluss muss bestätigt werden = Analog zur manuellen Teilnehmerbestätigung muss hier der Status „Teilnehmer“ in der Teilnehmerliste manuell auf „abgemeldet“ geändert werden. So wird ermöglicht, dass beim Teilnehmer entschieden werden kann, ob die Anmeldegebühr trotzdem fällig wird (oder auch Zusatzleistungen). Außerdem kann der Lehrgangsleiter so auch erkennen, ob die Mindestteilnehmerzahl möglicherweise unterschritten wird.
- Abmeldung von Meldeschluss muss bestätigt werden = Das Feld wirkt genauso, wie das o.g. „Abmeldung nach Meldeschluss muss bestätigt werden“.
- Warteliste führen = Wird dies aktiviert, wird nach Erreichen der max. Teilnehmerzahl die Anmeldung weiter zugelassen. Die angemeldeten Personen erhalten jedoch den Status „Warteliste“. In der Benachrichtigung nach der Anmeldung wird dieser Status ausgewiesen. So wird ermöglicht, dass spätere Abmeldungen anderer Teilnehmer ausgeglichen werden können oder auch vom Verband geprüft werden kann, ob auch größere Räumlichkeiten oder eine höhere Zahl von Referenten, etc. möglich ist.
Veranstaltungsteile
In diesem Bereich können, sie gerade bei mehrteiligen Lehrgängen die unterschiedlichen Teile mit Zeit und Ortsangabe sowie einer Bezeichnung und der Angabe auf eine stattfindende Prüfung hinterlegen. Dazu wird über den Button „“Veranstaltungsteil hinzufügen“ ein separates Fenster geöffnet, in dem diese Angaben erfasst werden können. Das „Speichern“ innerhalb dieses Fensters übernimmt nur die Daten in den Reiter „Veranstaltungsteile“. Damit diese Angaben dann auch tatsächlich an der Veranstaltung gespeichert werden, muss hier nochmals „speichern“ ausgelöst werden. Diese Angaben werden sowohl im Mitgliederbereich wie auch auf der Homepage angezeigt. In der Teilnehmerliste können Sie zu jedem Teil die Teilnahme und sofern hinterlegt auch das Bestehen der Prüfung speichern.
Lizenzen
- Wichtig: Veranstaltungen in SAMS sind immer entweder eine Ausbildung ODER eine Fortbildung. Es werden also entweder Lizenzen ausgestellt ODER verlängert. Sofern diese Veranstaltungen in der Praxis zusammen durchgeführt werden, können beide Veranstaltungen in SAMS miteinander verbunden werden (siehe unten: "führende Veranstaltungen").
- Achtung: Das nachfolgend beschriebene Vorgehen gilt nur für Nicht-DOSB Lizenzen! Für DOSB-Lizenzen sehen Sie hier
- An dieser Stelle konfigurieren Sie, ob es sich bei der Veranstaltung um eine Ausbildung (stellt neue Lizenz aus) oder eine Fortbildung (verlängert bestehende Lizenzen) handelt. Wie oben beschrieben schließt dabei die eine Konfiguration die andere aus:
- verlängert (blau) = Soll die Veranstaltung als Fortbildung konfiguriert werden, setzen Sie zunächst den Haken bei „verlängert“. Im Anschluss wählen Sie dann die Lizenztypen aus der Liste aus, die durch die Veranstaltung verlängert werden sollen. Sofern an dieser Stelle keine Lizenztypen ausgewählt sind, werden alle Lizenztypen aus den Teilnahmevoraussetzungen verlängert. Die Verlängerung der Lizenzen erfolgt bei Abschluss der Veranstaltung, sofern die am jeweiligen Lizenztyp konfigurierte Anzahl der für die Verlängerung erforderlichen UE, durch den Besuch der Veranstaltung erreicht wurde.
- stellt aus (orange) = Handelt es sich bei der Veranstaltung um eine Ausbildung, ist dieser Block zu konfigurieren. Wählen Sie aus, welchen Lizenztyp die Teilnehmer erhalten sollen, sofern sie erfolgreich an der Veranstaltung teilgenommen haben.
WICHTIG: Nur Teilnehmer die eine Prüfung erfolgreich absolviert haben, erhalten nach Abschluss der Veranstaltung die entsprechende Lizenz. Aus diesem Grund ist es zwingend erforderlich, dass in den Stammdaten der Veranstaltung die Option „mit Prüfung“ aktiviert ist. Andernfalls werden durch den Abschluss der Veranstaltung keine Lizenzen ausgestellt. Außerdem können Sie an dieser Stelle konfigurieren, ob die bisherige Lizenz eines Teilnehmers nach Abschluss der Veranstaltung automatisch deaktiviert werden soll (bei allen Nicht-DOSB-Lizenzen wird dies regelmäßig der Fall sein).
- Achtung: Die Lizenzen werden nicht gelöscht sondern nur deaktiviert!
- Beispiel: Ein Teilnehmer der Veranstaltung ist im Besitz einer Schiedsrichter-D-Lizenz, und absolviert eine C-Schiedsrichter-Ausbildung erfolgreich. Nach Abschluss der Veranstaltung soll dem Teilnehmer ausschließlich die neue C-Lizenz angezeigt werden.
Führende Veranstaltung
Werden vor Ort im Rahmen einer Veranstaltung sowohl die Inhalte für eine Fort- als auch für eine Ausbildung vermittelt, müssen in SAMS beide Veranstaltungen miteinander verbunden werden. Dies ist über die Zuordnung einer „führenden Veranstaltung“ möglich.
- Eine führende Veranstaltung kann mehreren Veranstaltungen übergeordnet werden. Durch eine Zuweisung einer Veranstaltung zu einer führenden Veranstaltung wird die Anmeldesteuerung zentral über die führende Veranstaltung gesteuert.
- Anzahl Teilnehmer: Die Anzahl an Teilnehmern der Unterveranstaltungen werden in der Führenden Veranstaltung zusammengerechnet. Ist die maximale Teilnehmerzahl der führenden Veranstaltung erreicht, wird die Veranstaltung als „ausgebucht“ geführt.
Beispiel: Die konfigurierten Fortbildungs- und Ausbildungsveranstaltungen werden in separaten Veranstaltungen unter "Stammdaten" einer Führenden Veranstaltung zugeordnet. Sowohl die Aus- als auch die Fortbildungsveranstaltung werden veröffentlicht und zur Anmeldung freigegeben. Nun können sich die Teilnehmer zu den Veranstaltungen anmelden. Da die Veranstaltung eine maximale Teilnehmerzahl hat, werden die angemeldeten Teilnehmer in der Führenden Veranstaltung zusammengerechnet, damit es zu keiner Überbelegung der Veranstaltung kommt.
Anhänge
- Es können zusätzliche Dateien (z.B. Schulungsunterlagen, Präsentationen, etc.) für die Teilnehmer hinterlegt werden
- Diese werden erst nach einer Anmeldung sichtbar
Verteiler
- Für die Nutzung der Rundschreibenfunktion können hier abweichende Angaben zum Absender und zur Antwort-Mailadresse hinterlegt werden
- Bleiben diese Angaben leer, werden die zentralen Angaben verwendet
Funktionäre
- In diesem Reiter können die Veranstaltungsfunktionäre hinterlegt werden
- Die Anzeige der auswählbaren Funktionäre ist abhängig vom jeweiligen Landesverband sowie auch den jeweiligen Benutzerberechtigungen
- Setzen Sie den Haken vor erhält Systemnachrichten, um Systemnachrichten über Neuanmeldungen zu erhalten
- Nehmen Sie den Haken raus, wenn Sie keine Systemnachrichten wünschen