SEPA

Folgende Dinge müssen im Zuge der SEPA-Umstellung in SAMS beachtet bzw. erledigt werden.

Allgemeines zu SEPA

• Informationsborschüre des DOSB
• Informationsmaterialien des Landessportverbands SH
• Infoseite der Bundesbank

Verbandsdaten

Gläubiger-ID

• Die Gläubiger-ID ist in den Verbandsdaten im Reiter „Buchhaltung (allg.)“ zu hinterlegen.

SEPA-Lastschrift-Verfahren

• SAMS unterstützt das CORE- und das COR1-Verfahren (SEPA-Basis-Lastschriften). Die jeweils erforderlichen Fristen sind entsprechend zu beachten. Das B2B-Verfahren (SEPA-Firmen-Lastschrift) wird nicht unterstützt.

Rechnungsvorlage

• In der Rechnungsvorlage müssen zusätzliche Felder hinterlegt werden. Sollten an der Rechnungsvorlage (im Regelfall der normale Briefkopf des Verbandes) unabhängig von den SEPA-Erweiterungen Änderungen notwendig sein, sollte dies sinnvollerweise vor der Umstellung erledigt werden, da ansonsten Zusatzkosten für die erneute Änderung des Briefkopfes anfallen.

Fristen und Pre-Notification

• Im SEPA-Verfahren sind im Gegensatz zum bisher in Deutschland üblichen Lastschriftverfahren Auflieferungsfristen auf konkrete Fälligkeitstermine zu beachten. So soll eine Avisierung der Zahlung beim Zahlungspflichtigen erreicht werden. Bei wechselnden Beträgen ist zusätzlich 14 Tage vor der Fälligkeit eine Vorabinformation (Pre-Notification) mit dem genauen Zahlbetrag dem Zahlungspflichtigen zuzustellen. Bei regelmäßig gleich bleibenden Zahlungen ist diese nur beim ersten Einzug unter Angabe des jeweiligen Zahlungstermins zu erstellen. Von regelmäßig gleich bleibenden Zahlungsbeträgen ist im Verbandsgeschäft aber eher nicht auszugehen.
• Die Pre-Notification wird in SAMS mit der Rechnung abgebildet. Diese enthält alle notwendigen Informationen wie die Gläubiger-ID, die Mandatsreferenz, den Zahltermin und den Zahlbetrag. In diesem Zusammenhang sollte die Zahlungsfrist für die einzelnen Vorgangsarten (Lizenzabrechnung, Mitgliedsbeiträge, Ordnungsstrafenbescheide, Veranstaltungen) entsprechend geprüft bzw. erfasst werden.

 

Bankverbindung des Verbandes

• Die Bankverbindung des jeweiligen Verbandes in SAMS muss vor der ersten Rechnungsstellung unter der SEPA-Verarbeitung im Reiter „Buchhaltung (allg.)“ in IBAN und BIC geändert werden. Wenn für einzelne Vorgangsarten unterschiedliche Bankverbindungen verwendet wurden, ist dies dort (Reiter „Buchhaltung (spez.)“) jeweils einzeln vorzunehmen.

 

Text für SEPA-Mandat

• Es gibt in SAMS aktuell drei Textpassagen für SEPA-Mandate.
• Im Reiter „Buchhaltung (allg.)“ ist die Passage für dauerhafte Mandate durch die Vereine. Die zusätzliche Bereitstellung einer speziellen PDF-Vorlage entfällt hier.

• Im Reiter „Veranstaltungen" finden sich zwei weitere Passagen für „Text für einmaliges SEPA-Mandat (Person)“ und „Text für einmaliges SEPA-Mandat (Verein)“.

SEPA-Mandate

Die Mandatsreferenz

• Die Mandatsreferenz wird von SAMS automatisch gebildet und besteht aus zwei Teilen:
  • eine System-ID des Zahlungspflichtigen (Verein, Person o.a.) und
  • eine sechsstellige, fortlaufende Nummer für jeden Zahlungspflichtigen.
• Bei jeder relevanten Änderung kann so ein neues Mandat mit neuer Referenz erzeugt werden. Die vom Gesetzgeber geforderte Eindeutigkeit der Mandate wird somit sichergestellt.

Archivierung der SEPA-Mandate

• Gemäß der gesetzlichen Vorgabe werden die SEPA-Mandate im PDF-Format unveränderbar gespeichert. Bei jeder Änderung des Mandats wird das alte Mandat historisiert und ist weiterhin abrufbar.

Bankverbindungen der Zahlungspflichtigen

• Die Bankverbindungen der Zahlungspflichtigen werden durch die Volleyball IT GmbH in IBAN und BIC gewandelt. Die Umstellung des Systems bedeutet eine etwa 30-minütige Nichterreichbarkeit von SAMS.

Wandlung der bestehenden Einzugsermächtigungen in SEPA-Mandate

• Gemäß der SEPA-Migrations-Verordnung dürfen bestehende Einzugsermächtigungen in SEPA-Mandate gewandelt werden. Dies werden wir im gleichen Zuge mit der Umstellung der Bankverbindungen der Zahlungspflichtigen bewerkstelligen.
• Ausnahme: Bei Veranstaltungen müssen bereits angemeldete Personen, für die eine einmalige Einzugsermächtigung besteht, aus der Veranstaltung gelöscht und manuell wieder hinzugefügt werden. Nach Stichproben bei mehreren Verbänden handelt es sich hier um wenige Einzelfälle, die den Aufwand für eine maschinelle Umstellung nicht rechtfertigen.

Hinweise für den SEPA-Betrieb

• Nach der Umstellung auf den SEPA-Betrieb ist darauf zu achten, dass die Gläubiger-ID des Verbandes grundsätzlich nicht geändert wird. Mit einer Änderung der Gläubiger-ID werden die bestehenden Mandate ungültig. Da normalerweise keine Notwendigkeit zur Änderung der Gläubiger-ID besteht, haben wir hier keine automatische Deaktivierung der Mandate integriert. Wir weisen die angeschlossenen Verbände aber für diesen Fall darauf hin, dass entsprechende Schritte einzuleiten sind. Für die technische Umsetzung stehen wir in diesem Fall gerne zur Unterstützung zur Verfügung.
• Außerdem möchten wir darauf hinweisen, dass bezüglich der Auflieferungsfristen die Informationen der jeweiligen Hausbank zu beachten sind. Ebenso möchten wir auch darauf hinweisen, dass für die Nutzung der SEPA-Lastschrift im Regelfall eine neue Lastschriftrahmenvereinbarung mit der jeweiligen Bank zu treffen ist. Die alte Vereinbarung für das deutsche DATA-Verfahren kann hier nicht weiter genutzt werden. Sollten dies noch nicht erfolgt sein, bitten wir um unverzügliche Kontaktaufnahme mit ihrer Bank.