LIMS

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Allgemeines

  • LIMS ist das elektronische Lizenzmanagementsystem des DOSB. LIMS löst frühere manuelle Verfahren zur Ausstellung und Verlängerung von DOSB-Lizenzen ab
  • Verbandseigene Lizenzverwaltungssysteme - wie z.B. SAMS - können über Schnittstellen angebunden werden.


  • Ausführliche Informationen zu LIMS und dem Handling der LIMS-Plattform gibt es auf der Seite des DOSB: https://wissensnetz.dosb.de/materials/4729
  • Verbände, die SAMS nutzen, arbeiten ausschließlich in SAMS, nicht in LIMS!


  • Nachfolgend ist die Anbindung von SAMS und das Zusammenspiel mit LIMS beschrieben.


Sportartspezifische Vorbemerkungen

Volleyball

  • Das Zusammenspiel von SAMS und LIMS umfasst derzeit nur die C- und B-Lizenzen.
  • Die A-Lizenzen werden ausschließlich vom Deutschen Volleyball-Verband in LIMS verwaltet. Ob und wie ein Zugriff auf diese Lizenzen für die Landesverbände möglich ist, ist derzeit noch ungeklärt.
  • Sofern Lizenzdaten von A-Trainern in SAMS erfasst sind, können diese weiterhin nur in SAMS nachrichtlich mit verwaltet werden.


Rudern


Landessportverband SH

  • Das Zusammenspiel von SAMS und LIMS umfasst alle Lizenzen der Lizenzstufen C und B aus dem Bereich Übungsleiter sowie Vereinsmanager.
  • Trainerlizenzen der Fachverbände sind nicht in SAMS erfasst und werden ausschließlich von den Fachverbänden verwaltet.



Lizenzausstellung

  • Lizenzausstellungen können auf drei Wegen in SAMS erfolgen:
    • aus Veranstaltungen
    • manuelle Lizenzausstellung
    • Übernahme von Lizenzen aus einem anderen Landesverband


  • Auf keinen Fall dürfen Lizenzen direkt im DOSB-LIMS angelegt werden. Die Synchronisierung setzt voraus, dass die Lizenzen aus SAMS heraus angelegt werden.


Lizenzausstellung aus Veranstaltungen

  • Im Regelfall werden Lizenzen bei Abschluss von Veranstaltungen erstellt. Hierzu sind die Veranstaltungen, an deren Ende die Lizenzausstellung steht, entsprechend zu konfigurieren.
  • Navigation: Veranstaltungen Rightarrow.png Veranstaltung auswählen Rightarrow.png Bearbeiten Icon bearbeiten.png Rightarrow.png Register Lizenzen
    • Lizenztyp auswählen
    • "Lizenzen aus Teilnahmevoraussetzungen nach Ausstellung deaktivieren" in der Regel nicht (!) auswählen
      • Beispiel: Inhaber einer C-Lizenz erwirbt B-Lizenz
        • "Lizenzen aus Teilnahmevoraussetzungen nach Ausstellung deaktivieren" gesetzt Rightarrow.png C-Lizenz wird bei Ausstellung der B-Lizenz deaktiviert
        • "Lizenzen aus Teilnahmevoraussetzungen nach Ausstellung deaktivieren" nicht gesetzt Rightarrow.png C-Lizenz wird bei Ausstellung der B-Lizenz nicht deaktiviert; C-Lizenz wird als Tochterlizenz der B-Lizenz (=Mutterlizenz) weitergeführt und erhält Laufzeiten der B-Lizenz (vom DOSB vorgesehene Verfahrensweise)
    • ausstellenden Verband auswählen; wichtig für richtige LIMS-Zuordnung der Lizenz
      • Es darf nur eine Organisation als ausstellender Verband hinterlegt werden, die auch in LIMS existiert und zur Lizenzausstellung autorisiert ist. In der Regel sind dies die Landessportbünde und Landesfachverbände, nicht jedoch deren Untergliederungen.
    • "UE bei Abschluss verbrauchen" auswählen; wichtig, damit UE aus Lizenzausbildung nicht aus Fortbildungskonto laufen

Lims veranstaltungen.jpeg


  • Bei Abschluss der Veranstaltung werden:
    • Lizenzen für Teilnehmer ausgestellt, die Prüfung bestanden haben
      • Laufzeit der Lizenz gemäß Einstellungen am Lizenztyp
    • Mutter- und Tochterlizenzen angelegt und Laufzeit der Tochterlizenzen mit Mutterlizenzen synchronisiert
    • Mutter- und Tochterlizenzen für LIMS-Synchronisierung bereitgestellt


  • Die LIMS-Synchronisierung muss anschließend manuell gestartet werden. Vor Synchronisierung können die ausgestellten Lizenzen nochmals im Journal geprüft und ggf. korrigiert werden.


Manuelle Lizenzausstellung

  • Im Bedarfsfall können Lizenzen auch manuell ausgestellt werden.
  • Navigation: Lizenzen Rightarrow.png Lizenzen Rightarrow.png Lizenz anlegen Rightarrow.png Lizenztyp auswählen Rightarrow.png Lizenz anlegen
    • Benutzer auswählen
    • ausstellenden Verband auswählen; wichtig für richtige LIMS-Zuordnung der Lizenz
      • Es darf nur eine Organisation als ausstellender Verband hinterlegt werden, die auch in LIMS existiert und zur Lizenzausstellung autorisiert ist. In der Regel sind dies die Landessportbünde und Landesfachverbände, nicht jedoch deren Untergliederungen.
    • Gültigkeitsdauer manuell erfassen; dabei die zulässigen Laufzeitmodelle beachten!
    • Speichern und Lizenz für LIMS bereitstellen
  • Handelt es sich um eine höhere Lizenzstufe, müssen die Lizenzen einer niedrigeren Lizenzstufe ggf. als Tochterlizenzen gesetzt werden.
    • Das Setzen der Tochter-/Mutterbeziehungen ist nur an den Tochterlizenzen möglich, da eine Mutterlizenz mehrere Tochterlizenzen haben kann.
    • Tochterlizenz in Lizenzliste suchen und dort die Mutterlizenz auswählen.
    • Laufzeiten der Tochterlizenz müssen nicht manuell gendert werden. Es werden automatisch die Daten der Mutterlizenz übernommen.
    • Tochterlizenz ebenfalls Speichern und Lizenz für LIMS bereitstellen.

Lims lizenzausstellung.jpeg


  • Die LIMS-Synchronisierung muss anschließend manuell gestartet werden. Vor Synchronisierung können die ausgestellten Lizenzen nochmals im Journal geprüft und ggf. korrigiert werden.


Übernahme von Lizenzen aus anderen Landesverbänden / Umzug von Lizenzen

  • Die nachfolgende Anleitung beschreibt den Umzug von Lizenzen von einem anderen Verband zu Ihrem eigenen Verband.
  • Wenn Sie eine Umzugsanfrage eines anderen Verbands erhalten und eine Lizenz abgeben sollen, dann bestätigen Sie diese Umzugsanfrage direkt in LIMS und löschen anschließend die Lizenz aus SAMS.


  • Der Umzug der Lizenz muss zunächst im DOSB-LIMS erfolgen.
  • Suchen Sie in der globalen Lizenzliste von LIMS die Lizenz, die Sie zu Ihrem Verband umziehen möchten. Am besten geeignet ist dazu die DOSB-Lizenznummer.
  • Sie können die (anonymisierten) Lizenzdaten einsehen (2) und einen Umzugsantrag stellen, indem Sie auf den Pfeil (3) klicken.

Lims lizenzliste.png

Lims listeumzug.png

  • Der Umzugsantrag liegt nun dem ausstellenden Verband zur Genehmigung vor.
  • Sobald der Verband dem Umzugsantrag stattgegeben hat, erhalten Sie vom DOSB eine E-Mail-Systemnachrichten und werden auch in LIMS unter dem Menüpunkt "Benachrichtigungen".

Lims benachrichtigung1.png Lims benachrichtigung2.png

  • Aus der Benachrichtigung heraus können Sie die vollständigen Lizenzdaten in LIMS aufrufen. Sie sehen u.a.
    • Umzugsinformation (1)
    • LIMS-ID als Teil der URL (2)
    • Lizenznummer
    • Lizenzdaten

Lims lizenzdatenlims.png


  • Legen Sie nun - soweit noch nicht vorhanden - den Lizenzinhaber als neuen Benutzer in SAMS an.
  • Legen Sie im nächsten Schritt eine neue Lizenz in SAMS an und erfassen die Daten aus LIMS:
    • Stammdaten
      • Achten Sie auf die Auswahl des richtigen Lizenztyps/-profils
      • DOSB-Lizenznummer aus LIMS übernehmen
      • ausstellender Verband = neuen (=eigenen) Verband setzen
      • Laufzeiten aus LIMS übernehmen
    • DOSB-Daten
      • LIMS-Status auf "aktiv" setzen
      • LIMS-ID aus der URL in LIMS übernehmen
      • Datum Ehrenkodex und Erste-Hilfe-Nachweis erfassen

Lims lizenzdatensams1.png Lims lizenzdatensams2.png

  • Nur wenn die LIMS-ID richtig gesetzt ist, wird verhindert, dass LIMS bei der Synchronisierung eine neue Lizenz anlegt. Wird versäumt, die LIMS-ID zu setzen, entsteht in LIMS eine weitere Lizenz mit neuer DOSB-Lizenznummer (Dublette).
  • Stellen Sie die Lizenz für LIMS bereit.
  • Die LIMS-Synchronisierung muss anschließend manuell gestartet werden. Vor Synchronisierung können die ausgestellten Lizenzen nochmals im Journal geprüft und ggf. korrigiert werden.



Lizenzverlängerung

  • Lizenzverlängerungen können auf drei Wegen in SAMS erfolgen:
    • automatisch aus Veranstaltungen, sobald ausreichend Fortbildungen (UE) besucht worden sind
    • aus dem Upload von Fortbildungsnachweisen, sobald ausreichend Fortbildungen (UE) besucht worden sind
    • manuelle Lizenzverlängerung
      • wenn Lizenzinhaber Fortbildungsnachweise per Post einreicht
      • in Einführungsphase (siehe unten)
      • bei abgelaufenen Lizenzen


  • Auf keinen Fall dürfen Lizenzen direkt im DOSB-LIMS verlängert werden. Die Synchronisierung setzt voraus, dass die Lizenzen aus SAMS heraus angelegt werden.


  • Lizenzen können frühestens 30 Tage vor Ablaufdatum verlängert und an LIMS übergeben werden. Lizenzen, die bereits vorher die Voraussetzungen zur Lizenzverlängerug erreichen, erhalten den Status "vorfristig verlängert"


Lizenzverlängerung aus Veranstaltungen

  • Damit die Lizenzverlängerung aus Veranstaltungen einwandfrei funktioniert, ist es wichtig, dass alle Veranstaltungen richtig konfiguriert sind.
  • Navigation: Veranstaltungen Rightarrow.png Veranstaltung auswählen Rightarrow.png Bearbeiten Icon bearbeiten.png Rightarrow.png Register Lizenzen
    • Alle Lizenztypen, die mit Besuch der Veranstaltung verlängert werden können, auswählen. Das ist besonders wichtig, wenn es für die Veranstaltungen keine Lizenzen als Teilnahmevoraussetzung gibt. Ist kein Lizenztyp ausgewählt, können die UEs der Veranstaltung keinem Lizenztyp zugeordnet werden.
    • Die Einstellungen greifen nur für noch nicht-abgeschlossene Teilnehmer/Veranstaltungen. Siehe daher die Hinweise zur Einführungsphase.

Lims lizenzverlaengerungausveranstaltung.png



  • Bei Abschluss einer Veranstaltung werden die erworbenen UEs sowie die verlängerten Lizenzen angezeigt.
  • Die Lizenzen werden für LIMS bereitgestellt

Lims lizenzverlaengerungausveranstaltung2.png


  • Die LIMS-Synchronisierung muss anschließend manuell gestartet werden. Vor Synchronisierung können die ausgestellten Lizenzen nochmals im Journal geprüft und ggf. korrigiert werden.


Lizenzverlängerung aus manuellem Upload von Fortbildungsnachweisen (UE)

  • Werden von Lizenzinhabern über den Mitgliederbereich Teilnahmebescheinigungen zur Lizenzverlängerung manuell hochgeladen, werden diese der Lizenzstelle vorgelegt.
  • Die Lizenzstelle authorisiert die Teilnahmebescheinigungen und UE.
  • Reichen die eingereichten UE (und ggf. weitere besuchte Veranstaltungen oder zu einem früheren Zeitpunkt eingereichte UE) zur Lizenzverlängerung aus, werden die zu verlängernden Lizenzen für LIMS bereitgestellt.

Lims lizenzverlaengerungausupload1.png

  • Die LIMS-Synchronisierung muss anschließend manuell gestartet werden. Vor Synchronisierung können die ausgestellten Lizenzen nochmals im Journal geprüft und ggf. korrigiert werden.


Manuelle Lizenzverlängerung

  • Lizenzen lassen sich manuell verlängern, indem man eine Lizenz aufruft und die Laufzeitdaten manuell ändert.
  • Zum Abschluss speichern und Lizenz für LIMS bereitstellen.

Lims lizenzverlaengerungupload.png

  • Die LIMS-Synchronisierung muss anschließend manuell gestartet werden. Vor Synchronisierung können die ausgestellten Lizenzen nochmals im Journal geprüft und ggf. korrigiert werden.


In der Einführungsphase: Vorlage der ablaufenden Lizenzen in Lizenzstelle

  • Bisherhige Praxis:
    • In der Vergangenheit erfolgte die Lizenzverlängerung ausschließlich manuell und nicht automatisch durch SAMS.
    • Die Teilnehmer haben ihre DOSB-Papierlizenz und die Fortbildungsnachweise als Ausdruck an die Lizenzstelle gesendet. Die Lizenzstelle hat die neue Laufzeit auf der Lizenz von Hand eingetragen und den Datensatz in SAMS aktualisiert.
  • Problem:
    • Die Veranstaltungen und Lizenztypen in SAMS sind/waren nicht so administriert/konfuguriert, dass eine automatische Lizenzverlängerung in SAMS erfolgt.
    • Für frühere, bereits abgeschlossene Veranstaltungen können diese Konfigurationen nicht mit vertretbarem Aufwand und "fehlersicher" nachgeholt werden.
  • Lösung:
    • In der Einführungsphase von LIMS werden der Lizenzstelle alle ablaufenden Lizenzen 30 Tage vor Ablauf und am Tag des Ablaufs zur manuellen Prüfung vorgelegt. Dies erfolgt in der persönlichen ToDO-Liste auf der Startseite im SAMS-Adminbereich.
    • Die Lizenzstelle prüft, ob die Voraussetzungen für die Lizenzverlängerung erfüllt sind. Dazu werden der Lizenzstelle alle besuchten veranstaltungen und hochgeladen Teilnahmebescheinigungen angezeigt.
    • SInd die Voraussetzungen erfüllt, erfasst die Lizenzstelle die neuen Laufzeiten und stellt die Lizenz für LIMS bereit.


Lims lizenztodo1.png
Lims lizenztodo2.png

  • Die LIMS-Synchronisierung muss anschließend manuell gestartet werden. Vor Synchronisierung können die ausgestellten Lizenzen nochmals im Journal geprüft und ggf. korrigiert werden.


Abgelaufene Lizenzen

  • Alle Lizenztypen sind so konfiguriert, dass abgelaufene Lizenzen nie automatisch durch SAMS verlängert werden.
  • Abgelaufene Lizenzen müssen immer manuell verlängert werden.
  • Abgelaufene Lizenzen werden beim Abschluss von Veranstaltungen im Journal angezeigt.
  • Im Regelfall wird sich ein Lizenzinhaber mit abgelaufener Lizenz aber eigenständig in der Lizenzstelle melden und seinen Fall klären.
  • Hintergrund: Die verschiedenen, sehr individuellen Anforderungen zur Verlängerung abgelaufener Lizenz (Nachweis zusätzlicher UE, Kulanzregelungen z.B. bei Ausfall von Fortbildungen etc.) lassen sich nicht sinnvoll elektronisch abbilden



Verlängerung von mehreren Lizenzen

in LIMS

Fragen zur Verlängerung mehrerer Lizenz in LIMS wurden durch den DOSB-Support wie folgt beantwortet.
Wird die Vorqualifikation bei Verlängerung der höheren Lizenzstufe automatisch auch verlängert?

  • Ja, dies erfolgt jedoch erst beim Anfordern der höheren Lizenzstufe.


Erfolgt die automatische Verlängerung durch Verknüpfung auch, wenn die Lizenz der Vorqualifikation bei einer Untergliederung liegt oder müssen die verbundenen Lizenzen beim selben Verband liegen?

  • Die Verlängerung erfolgt Verbandsübergreifend.


Wenn die Vorqualifikation in LIMS – also die tiefere Lizenzstufe - verlängert wird, wird dann automatisch auch die höhere, verknüpfte Lizenzstufe verlängert?

  • Nein, das funktioniert nur in eine Richtung: A->B->C.


Wenn eine A-Lizenz in LIMS um 2 Jahre verlängert wird, um wie viele Jahre verlängern sich die Vorqualifikationen in LIMS, die ja eigentlich eine längere Laufzeit haben? Die Vorqualifikation wird in dem Fall um nur 2 Jahre verlängert. Die Dauer richtet sich nach der der der A-Lizenz.

in SAMS

  • Es lässt sich nur die Laufzeit von Mutterlizenzen administrieren.
  • Die Laufzeit der Tochterlizenzen werden automatisch geändert.
  • Alle Tochterlizenzen werden für LIMS bereitgestellt, wenn die Mutterlizenz für LIMS bereitgestellt wird.

Korrekturen und Sonderfälle

Korrektur von Personendaten und Laufzeiten

  • Korrektur der entsprechenden Daten im Personendaten- oder Lizenzdatensatz
  • Lizenz aus der Lizenzliste auswählen und Lizenz für LIMS bereitstellen
  • Die LIMS-Synchronisierung muss anschließend manuell gestartet werden. Vor Synchronisierung können die ausgestellten Lizenzen nochmals im Journal geprüft und ggf. korrigiert werden.


Korrektur von Erstausstellungsdaten einer Lizenz

  • Die Korrektur kann ausschließlich auf dem DOSB-Lizenzportal vorgenommen werden.
  • In der Vollansicht der betroffenen Lizenz finden Sie in der rechten Menüspalte den Button „Gültigkeitshistorie korrigieren“. Wahlweise können Sie auf die Verlinkung im Hinweisfeld klicken. Über eine Auswahl pro Ausbildungsgang (1,2,3 oder 4 Jahre und maximal so groß wie Dauer des betroffenen Ausbildungsganges) kann die gewünschte Gültigkeitsdauer ausgewählt werden. Anhand der ausgewählten Gültigkeitsdauer wird die Lizenz korrigiert.
  • Nehmen Sie die gleiche Änderung in SAMS vor und stellen Sie die Lizenz anschließend für LIMS bereit


Löschen von Lizenzen

  • Sollen Lizenzen gelöscht werden, so muss dies manuell in SAMS und LIMS erfolgen.


Wechsel des Lizenztyps

  • Soll der Lizenztyp/das Lizenzprofil einer Lizenz geändert werden (z.B. C-Trainer Leistungssport statt C-Trainer Breitensport), ist dies in SAMS und LIMS nicht möglich.
  • Die bisherige Lizenz ist in SAMS und LIMS manuell zu löschen.
  • Neue Lizenz in SAMS anlegen und für LIMS bereitstellen.
  • Die LIMS-Synchronisierung muss anschließend manuell gestartet werden. Vor Synchronisierung können die ausgestellten Lizenzen nochmals im Journal geprüft und ggf. korrigiert werden.
  • Sollte es sich um eine alte Lizenz handelt, ist die Übergabe ggf. als Neuausstellung ggf. nicht möglich und es erscheint nach der Synchronisierung eine Fehlermeldung. In diesem Fall wie folgt vorgehen:
    • LIMS-Status der Lizenz im Reiter DOSB-Daten auf "nicht vorhanden" setzen.
    • Anschließend Lizenz über Initialsynchronisierung übergeben.

Lims status aendern.png

  • Die Lizenz erhält bei der Synchronsierung eine neue DOSB-Lizenznummer.


Auflebenlassen alter Lizenzen, die bisher in SAMS, aber noch nicht in LIMS vorhanden waren

  • Laufzeiten der Lizenz in SAMS aktualisieren
  • Sollte es sich um eine alte Lizenz handelt, ist die Übergabe ggf. als Neuausstellung ggf. nicht möglich und es erscheint nach der Synchronisierung eine Fehlermeldung. In diesem Fall wie folgt vorgehen:
    • LIMS-Status der Lizenz im Reiter DOSB-Daten auf "nicht vorhanden" setzen.
    • Anschließend Lizenz über Initialsynchronisierung übergeben.


Lims status aendern.png

Synchronisation mit LIMS

Postausgang

  • Alle Lizenzen, die zur Synchronisierung mit LIMS bereitgestellt werden, landen zunächst in einem "Postausgangskorb".
  • Der Postausgangkorb muss regelmäßig von der Lizenzstelle abgearbeitet werden, wir empfehlen
    • nach Abschluss von Veranstaltungen
    • in einer wöchentlichen Routine, um die automatisch zur Verlängerung bereitstehenden Lizenzen zu synchronisieren
  • Navigation: Lizenzen Rightarrow.png LIMS-Synchronisierung

Lims postausgang.png

  • Es werden drei verschiedene Synchronisierungsvorgänge unterschieden:
    • Erstausstellungen
    • Verlängerungen
    • Lizenzen warten auf Verlängerung
  • Alle Lizenzen lassen sich vor Synchronisierung an dieser Stelle nochmals bearbeiten.
  • Lizenzen lassen sich außerdem aus der Liste abwählen. Sie werden dann beim Synchronisierungsvorgang nicht übertragen, bleiben aber in der Liste stehen und können beim nächsten Synchronisierungslauf übergeben werden.


Erstausstellungen

  • Hier stehen alle Lizenzen, die neu ausgestellt und erstmals an LIMS übergeben werden sollen.


Verlängerungen

  • Hier stehen alle Lizenzen, die bereits bei LIMS existieren und verlängert werden sollen.


Lizenzen warten auf Verlängerung

  • Hier stehen alle Lizenzen, die die Voraussetzungen zur Verlängerung bereits erfüllen, aber noch nicht an LIMS übergeben werden können.
  • Lizenzen können frühestens 30 Tage vor Ablauf an LIMS zur Verlängerung übergeben werden.
  • Sobald dieser Tag erreicht ist, wandern diese Lizenzen automatisch in den darüberliegenden Block Verlängerungen.


ausgewählte Lizenzen synchronisieren

  • Wählen Sie in den oberen beiden Blöcken die zu synchronisierenden Lizenzen aus. In der Voreinstellung sind alle Lizenezn ausgewählt.
  • Klicken Sie auf ausgewählte Lizenzen synchronisisieren.
  • Nach Abschluss der Synchronisierung wird ihnen ein Übertragungs-/Fehlerreport angezeigt.

Lims reportsyn.png

  • Korrigieren Sie die abgelehnten Lizenzen und starten Sie die Synchronisierung erneut.

Systemeinrichtung

Systemkonfiguration

  • In der Systemkonfiguration wird im Register "Lizenzverwaltung" die LIMS-Schnittstelle aktiviert. Dies erfolgt ausschließlich durch den 2nd-Level-Support.
  • Standardmäßig ist die Checkbox "Lizenzinhaber bei DOSB-Synchronisierung benachrichtigen" aktiviert. Der Verband kann - wenn er z.B. Lizenzdatenkorrekturen durchführt - die Benachrichtigung global deaktivieren. Dann erhält der Benutzer keine E-Mail-Benachrichtigung über die Bereitstellung einer neuen Lizenz.

Lims systemkonfig.jpeg

Lizenzhierarchien

  • Lizenzhierarchien sind erforderlich, ob eine Rangordnung der verschiedenen Lizenzstufen zu erstellen. Dies ist erforderlich, um z.B. die C-Lizenz beim Neuerwerb einer B-Lizenz mit der neuen B-Lizenz zu verketten.
  • Die Einrichtung der Lizenzhierarchienen erfolgt durch den 2nd-Level-Support.

Lims lizenzhierarchie.jpeg

Lizenztypen

  • Für den Start von LIMS sind alle Lizenztypen vorab zu konfigurieren. Dazu ist zunächst LIMS in der Systemkonfiguration zu aktivieren.

Lims lizenztypen 3.jpeg

  • Stammdaten für Lizenztypen gemäß DOSB-Rahmenrichtlinien und DOSB-Rahmenkonzeption erfassen.
  • Lizenzhierarchie setzen


Lims lizenztypen 1.jpeg

  • Laufzeit und Laufzeitmodelle für Lizenztypen gemäß DOSB-Rahmenrichtlinien und DOSB-Rahmenkonzeption erfassen.
  • Lizenz wird 30 Tage vor Ablauf Lizenzstelle als Todo vorgelegt
  • Lizenz wird am Tag des Ablaufs Lizenzstelle als Todo vorgelegt
  • abgelaufene Lizenzen nur manuell verlängerbar

Lims lizenztypen 2.jpeg

  • DOSB-Daten werden durch den 2nd-Level-Support erfasst.

Initialsynchronisierung

  • Die Initialsynchronisierung wird durch den 2nd-Level-Support durchgeführt.
  • Dabei werden die zu synchronisierenden Lizenzen durch die Laufzeit eingeschränkt, so dass keine Karteleichen (mehr als X Jahre abgelaufen / Absprache erfolgt mit Kunden) synchronisiert werden.

Lims initialsynchronisierung.png

Mailings

Beim Start von LIMS

Liebe Trainerinnen und Trainer,

der Deutsche Olympische Sportbund hat die Ausstellung und Verlängerung von Trainerlizenzen für den gesamten organisierten Sport umgestellt. Zukünftig wird die Lizenz ausschließlich als Online-Dokument angeboten.
Sie finden Ihre „digitale“ Lizenz ab sofort in SAMS unter „Benutzer | Lizenzen“. Parallel zu dieser E-Mail werden Sie durch eine systemgenerierte E-Mail über die Bereitstellung der Lizenzen informiert.
Konkret bedeutet dies für Sie:

Umstellung bestehender Lizenzen

  • Die bisher ausgestellten Lizenzen werden durch eine digitale Lizenz ersetzt.
  • Bei der digitalen Lizenz handelt es sich um ein zweiseitiges PDF-Dokument, das wir Ihnen zum Selbstdruck in SAMS bereitstellen.
  • Wir haben auf Grundlage der bei uns gespeicherten Daten für alle Lizenzinhaber eine neue DOSB-Lizenz erzeugt. Dadurch haben alle Lizenzen neue Lizenznummern erhalten.
  • Bei Personen, die C- und B-Lizenzen besitzen, wurden die Gültigkeitsdaten/Laufzeiten der C-Lizenz auf Grundlage der B-Lizenz mit der längsten Laufzeit (gültig bis-Datum) harmonisiert.
  • Bitte melden Sie sich im SAMS-Verwaltungsportal unter https://verband.sams-server.de/ma mit Ihren persönlichen Zugangsdaten an und rufen Sie dort Ihre neue Lizenz als PDF-Dokument auf. Gehen Sie hierzu bitte in den Menüpunkt „Benutzer | Lizenzen“.
  • Prüfen Sie bitte die persönlichen Daten, Lizenztypen-/profile und Lizenzlaufzeiten. Über Unstimmigkeiten informieren Sie uns bitte per E-Mail an support@mail.de


  • Mit Start von LIMS hat der DOSB die Lizenztypen und -profile konsolidiert. Es gibt zukünftig nachfolgende Lizentypen/-profile. Etwaige andere, ältere Lizenztypen/-profile werden nicht mehr fortgeführt. Hier findet im Einzelfall eine Prüfung und Festlegung des neuen Lizenztyps statt.
    • C-Lizenzen
      • Trainerlizenz C Breitensport Erwachsene/Ältere
      • Trainerlizenz C Breitensport Kinder/Jugendliche
      • Trainerlizenz C Leistungssport Erwachsene/Ältere
      • Trainerlizenz C Leistungssport Kinder/Jugendliche
    • B-Lizenzen
      • Trainerlizenz B (Leistungssport)
      • Trainerlizenz B Beach
    • A-Lizenzen
      • Trainerlizenz A (Leistungssport)
      • Trainerlizenz A Beach



Verlängerung von Lizenzen

  • Zur Lizenzverlängerung müssen Lizenzinhaber wie bisher an [15] Fortbildungseinheiten innerhalb des Gültigkeitszeitraumes teilnehmen.
  • Teilnahmenachweise anderer Fortbildungsträger können Sie zukünftig direkt in SAMS hochladen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:
    • Rufen Sie den Menüpunkt „Benutzer | Lizenzen“ auf.
    • Wählen Sie an der Lizenz unter „Aktionen“ die Funktion „Antrag für zusätzliche UE“.
    • Laden Sie die Teilnahmebescheinigung der externen Veranstaltung hoch und senden Sie den Antrag ab.
  • Lizenzverlängerungen sind nach den Vorgaben des DOSB ab sofort technisch frühestens 30 Tage vor Ablauf der Gültigkeit möglich. Wenn die Voraussetzungen zur Lizenzverlängerung erfüllt sind, erfolgt automatisch die Verlängerung der Lizenz.
  • Die verlängerte Lizenz wird Ihnen in SAMS zum Selbstausdruck zur Verfügung gestellt. Hierüber werden Sie per E-Mail informiert.



Falls Sie Rückfragen haben oder Hilfe benötigen, wenden Sie sich gerne an [Kontakt Lizenzstelle]

Mit freundlichen Grüßen Ihr Wissensnetz-Team Signatur

Bei Verlängerung/Ausstellung einer Lizenz

Anrede,
die nachfolgende Lizenz wurde aktualisiert und kann ab sofort im SAMS-Mitgliederbereich unter http://verband.sams-server.de/ma unter dem Menüpunkt "Lizenzen" aufgerufen und gedruckt werden.

Lizenzklasse: Trainer- und Übungsleiterlizenz
Lizenzname: ÜL-C-Lizenz Ältere
gültig ab: 18.07.2018
gültig bis: 17.07.2022

Bitte denken Sie rechtzeitig daran, die notwendigen Fortbildungen im Umfang von 15 Unterrichtseinheiten zur Verlängerung der Lizenz innerhalb des aktuellen Gültigkeitszeitraums zu absolvieren.

Mit freundlichen Grüßen
Signatur

Mitgliederbereich

  • Die Trainer- und Übungsleiterlizenzen werden im Mitgliederbereich zum Selbstausdruck als PDF zur Verfügung gestellt.
  • Die Lizenzen sind aufrufbar im Menüpunkt eigene Lizenzen sowie für Vereins-/Mannschaftsfunkionäre in der Mitglieder-/Trainerliste des Vereins.


Lims eigenelizenzen.png



Troubleshooting

Ein Lizenzinhaber reicht mir seine bisherige DOSB-Papierlizenz ein, die eine andere Laufzeit hat als die neue LIMS-Lizenz. Kann ich die Laufzeit in SAMS ändern?

  • Die abweichenden Laufzeiten resultieren entweder aus einem Erfassungsfehler (Tippfehler, Flüchtigkeitsfehler) bei der letzten manuellen Lizenzbearbeitung in SAMS oder sind aus der Konsolidierung von mereren Lizenzen (Dubletten / Mutter-/Tochterlizenzen) entstanden.
  • Die Grundlage für die LIMS-Synchronisierung waren die Daten in SAMS, nicht die auf der Papierlizenz erfassten Daten. Der Lizenzinhaber wird erst durch die LIMS-Lizenz auf die abweichenden Daten aufmerksam.
  • Sobald geklärt wurde, dass die Laufzeit der Lizenz in SAMS wirklich falsch ist, kann die Laufzeit in SAMS geändert und die Lizenz erneut zur LIMS-Synchroisierung bereitgestellt werden.

Ein Lizenzinhaber hat eine C-Lizenz und zwei B-Lizenzen (unterschiedliche Profile). Ich kann der C-Lizenz nur eine Mutterlizenz zuordnen.

  • Wählen Sie die B-Lizenz als Mutterlizenz aus, die dem Profil der C-Lizenz entspricht, also z.B. C-Lizenz Breitensport verbunden mit B-Lizenz Breitensport
  • Ist keine sinnvolle Zuordnung möglich, setzen Sie keine Mutterlizenz.



Weiterführende Links

https://wissensnetz.dosb.de/schnellstart-lims-anbindung
https://gitlab.ghostthinker.de/pub/lims_connect/blob/master/README.md